CONSEIL IA
Cartographier les process pour trouver les cas d'usages IA
Entreprise de travaux paysagers
Client
Entreprise de travaux paysagers
Secteur
Paysage et aménagement extérieur
Format
1 journée sur site
Participants
Les 2 dirigeants
Résultat clé
24 tâches triées, 4 gains rapides
Le contexte
Une entreprise de travaux paysagers : allées, clôtures, portails. 4 équipes de pose, environ 120 chantiers par an, 2 dirigeants qui vendent, chiffrent, commandent, planifient et traitent le SAV.
Le travail de bureau tient dans une série de fichiers Excel qui ne se parlent pas. Un fichier maître pour les chantiers signés, un fichier de production, un fichier pour les heures, un autre pour la rentabilité. La même information y est retapée 3 à 4 fois, du bon de commande fournisseur au planning de la semaine.
L'IA était un sujet dans l'entreprise, sans que personne sache par quel bout le prendre. La demande était de trancher : quoi automatiser, dans quel ordre, et pour quel gain.
Ce que j'ai fait
Cartographier les tâches (matinée)
Un plateau de post-its partagé, ouvert par QR code, rempli en direct pendant que les dirigeants racontent leur semaine. 7 catégories passées une par une : commerce et vente, production, gestion des commandes, ressources humaines, relation client, stratégie et développement, marketing et communication. Une tâche par post-it, avec son temps et sa fréquence.
Ce que l'IA fait et ce qu'elle ne fait pas
Une heure pour poser le vocabulaire sur des exemples de leur métier : ce qu'est un modèle de langage, pourquoi il invente, ce qui distingue un assistant d'un agent, ce qu'est un déclencheur, et où s'arrête l'autonomie acceptable. Puis la responsabilité, le RGPD, l'AI Act et la confidentialité des données clients.
Trier et chiffrer au mur (après-midi)
Chaque tâche est reprise, chiffrée au coût horaire brut chargé multiplié par le temps et la fréquence, puis placée sur une matrice impact sur effort. La règle posée en séance : se demander d'abord si un simple script suffit, avant de payer de l'IA.
Reconstituer le process en UML
Après la séance, la transcription de la matinée sert à redessiner le parcours réel d'un chantier, du premier rendez-vous au règlement du solde. 7 acteurs, 39 actions, 7 décisions. C'est ce diagramme qui a fait apparaître les 7 ressaisies et les 13 endroits où l'IA a sa place.
La cartographie du process
Le parcours d'un chantier, de la demande de devis au règlement du solde, reconstitué à partir de la séance. Chaque colonne est un acteur, chaque flèche un passage de main, et les étiquettes nomment le support où l'information est écrite.
Deux lectures se superposent au même diagramme. Les ressaisies montrent où une information déjà connue est retapée ailleurs. Les candidats IA montrent où une machine peut reprendre une part du travail, sous contrôle humain.
La matrice impact sur effort
Les 7 projets retenus, placés par les dirigeants eux-mêmes en fin de séance. L'impact se mesure au gain annuel calculé, aux erreurs évitées et au soulagement de l'équipe. L'effort additionne le coût des outils, le temps de mise en service et l'accompagnement.
Gains rapides
Projets structurants
En réserve
À écarter
Fort impact vers le haut, effort croissant vers la droite.
Les projets placés
Placement arrêté en séance, reproduit tel quel.
- 1Préparer les commandes fournisseursstructurant
- 2Préparer le début de chantierstructurant
- 3Gérer les heures des équipesstructurant
- 4Traiter les demandes récurrentesgain rapide
- 5Photomontage en rendez-vousgain rapide
- 6Faire de la veillegain rapide
- 7Cartographier la base clientsgain rapide
Les résultats
24
tâches triées et chiffrées
4
gains rapides retenus
3
chantiers structurants engagés
Une saisie unique au lieu de 4
Le diagramme rend visibles 7 endroits où une information déjà connue est retapée sur un autre support. Le devis signé recopié dans le fichier maître, les notes du rendez-vous recopiées sur les bons de commande, l'accusé de réception recopié à son tour, les heures des équipes ressaisies chaque mois.
C'est la première ligne du plan d'action : l'information est saisie une fois, au moment où elle apparaît, et les documents suivants se remplissent depuis cette saisie.
Une priorité claire
L'arbitrage rendu en séance tient en une phrase : l'impact est dans la production. La vente fonctionne, les leads sont qualifiés, le taux de concrétisation tient la moyenne du réseau. La stratégie et le développement attendront que la production soit soulagée.
Un premier chantier livré
Le premier des 3 chantiers structurants est parti en production dans la foulée : la préparation de chantier, à partir d'une vidéo de repérage commentée. Il est aujourd'hui en service dans l'entreprise, testé sur ses propres chantiers, et l'équipe le fait évoluer elle-même. Voir comment il fonctionne.
Ce que contient l'atelier
Une journée sur site, avec les personnes qui font le travail. Rien n'est préparé à l'avance : le contenu sort de ce qu'elles racontent.
Le plateau de cartographie
Un mur de post-its numérique, ouvert par QR code, que tout le monde voit et alimente. 7 catégories, une tâche par post-it, avec son temps et sa fréquence. Il reste accessible après la séance et sert de base au plan d'action.
La séquence de mise à niveau
Modèles de langage, hallucinations, assistants, agents, déclencheurs, spectre d'autonomie. Chaque notion sort d'un exemple de leur métier, jugé sur pièces par ceux qui le pratiquent.
Le cadre juridique et la confidentialité
Ce que le RGPD et l'AI Act imposent, ce qu'il advient des données envoyées à un modèle, et quelles tâches restent 100 % humaines parce qu'elles engagent l'entreprise.
Le chiffrage tâche par tâche
Coût horaire brut chargé multiplié par le temps et la fréquence annuelle. Un calculateur projeté au mur, alimenté en direct, qui donne le gain annuel de chaque tâche avant tout arbitrage.
La matrice impact sur effort
Ce sont les participants qui placent les projets. Le désaccord entre eux a plus de valeur que le placement final : c'est là que se dit ce qui compte vraiment dans l'entreprise.
La restitution en ligne
Un espace web privé, aux couleurs du client, qui rassemble la synthèse de la journée, le diagramme du process, la matrice figée et les devoirs à faire avant la séance suivante. Toute l'équipe y a accès, y compris ceux qui n'étaient pas dans la salle.
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